Las reuniones de trabajo son imprescindibles pero a menudo se dan situaciones tediosas que las hacen improductivas. Siguiendo estos sencillos consejos les sacarás mayor provecho:
¿Es necesaria la reunión?
Las reuniones se han convertido en rutina en el mundo de la empresa, tanto es así que algunos estudios calculan que un directivo medio pasa el 70% de su tiempo en reuniones. Sin embargo otros estudios aseguran que el 50% de las reuniones podrían evitarse y la mayoría de ellas acortarse.
Define los objetivos de la reunión
De forma clara y exacta. Cada objetivo en una sola línea.
Estructura un orden del día
Y envíaselo con anterioridad a todos los participantes, es necesario que todos los asistentes sepan de qué se va a hablar.
Cuida la fecha, el lugar, la hora y la duración
Intenta pactar previamente el horario con los participantes. La reunión no debe durar más de una hora y media, para no producir cansancio.
Prepara con antelación el lugar
No hay peor cosa que la pérdida colectiva de tiempo porque no está preparado el proyector o alguien se ha olvidado de traer las fotocopias.
Modera la reunión
Intenta centrar la reunión en los temas para los que se ha convocado, pues si dejas «vía libre» comenzará la dispersión y se acabará hablando de cualquier cosa.
No permitas polémicas absurdas o debates de tipo personal
No se debe confundir «contrastar» con «enfrentar». Destierra lo segundo. Intenta evitar que haya perdedores. Fomenta la cohesión, el trabajo ordenado y coordinado.
Provoca que se llegue a conclusiones y compromisos relevantes
Levanta un acta y haz un seguimiento de las conclusiones y compromisos. De esta forma le darás estatus e importancia a las reuniones de equipo.
Fuente: Estos consejos son un resumen de un artículo publicado en el blog de Empresa de Euroresidentes, léelo, allí encontrarás mucha más información sobre reuniones de equipo.
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