Correo electrónico en la empresa, manual básico

El correo electrónico o e-mail es una herramienta fundamental para las comunicaciones empresariales. Siguiendo estos sencillos consejos le sacarás mejor partido:

  1. No hagas spam. ¿Qué es el spam? El spam o correo basura es el correo no solicitado, el que se envía sin autorización. En España es ilegal. Además, si envías masivamente correo sin la debida autorización, corres el riesgo de convertir en enemigos a las personas que quieres ganar como clientes. Más información: spam en la Wikipedia.
  2. Usa cuentas de correo con tu propio dominio, del tipo info@elnombredetuempresa.com (o .es) en lugar de cuentas gratuitas. Reforzarás así la imagen de tu empresa.
  3. NO GRITES. En los mails usar mayúsculas equivale a gritar y resulta desagradable.
  4. Siempre con título o asunto muy descriptivo, para que el destinatario sepa rápidamente la razón de tu mensaje.
  5. Usa CCO cuando envíes un mismo mensaje a diferentes destinatarios. Si empleas la opción CC, con copia, cualquiera de los destinatarios podrá conocer las direcciones de los demás. Esto es una infracción de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Y además ofreces una mala imagen, sobre todo si se trata de una acción de e-mail marketing con un gran número de destinatarios que no se conocen entre sí. Evitar estos problemas es muy sencillo: emplea CCO, con copia oculta, en lugar de CC. En algunos casos, en lugar de CCO en tu programa tendrás BCC, es lo mismo.
  6. Saluda y sé amable.
  7. Redacta cuidadosamente tu mensaje y escribe las palabras completas. Un e-mail no es un SMS.
  8. Revisa la ortografía.
  9. No envíes archivos adjuntos de 1Mb o más sin consultar antes con el destinatario. Recuerda que hay gente que tiene filtros para evitar archivos grandes y que no todo el mundo tiene banda ancha. Por lo que a unos no les llegará tu archivo y a otros les provocará molestias. Además si envías archivos muy pesados, puedes llegar a bloquear tu propio servidor.
  10. Firma. Inclúyela automáticamente en todos tus mensajes. Considera poner, además de tu nombre y el de tu empresa, un enlace a tu web y un slogan o frase promocional.

Estas son sólo algunas normas básicas extraídas de nuestra práctica, de la netiqueta y de la Wikipedia.

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