No es lo mismo enviar un correo electrónico con un dominio propio de una empresa, que hacer esto mismo desde uno de los numerosísimos servicios gratuitos de correo que existen en la red. En el primer supuesto, estás comprometiendo el nombre y prestigio de la empresa, en el segundo solo se compromete quien lo envía.
- No lo uses para enviar mensajes personales. El correo electrónico es una herramienta de trabajo, para comunicarte con tus amigos y familiares utiliza un correo personal. Si no tienes un dominio personal puedes abrir una cuenta en cualquier servicio gratuito como pueden ser GoogleMail o Yahoo.es.
- Nunca envíes ni reenvíes mensajes en cadena. Las alarmas de virus y las cadenas de mensajes son falsas por definición, su único objetivo es saturar los servidores y con ellos la red.
- No abras correos dudosos o de origen desconocido, ya que pueden contener códigos maliciosos (virus, troyanos, keyloogers, gusanos, etc). Si recibes uno, consulta antes al departamento informático de tu empresa.
- No ejecutes nunca archivos adjuntos a correos dudosos o de origen desconocido.
- No envíes información sensible o confidencial sin consultar antes con el departamento informático. El correo en Internet no es seguro. Lee la política de privacidad de tu empresa y las normas internas acerca de la confidencialidad.
- Redacta cuidadosamente tu mensaje, todo lo que escribas desde el dominio de tu empresa puede ser utilizado de forma imprevista contra tí, contra la empresa o contra terceros. Relee el correo antes de enviarlo y corrige todo lo que sea necesario, tratando de suavizar cualquier salida de tono.
- No respondas con «Contestar a todos» a no ser que estés absolutamente seguro de que el mensaje puede ser recibido por todos los participantes.
- No uses tu cuenta de correo personal durante la jornada laboral. Si fuera absolutamente necesario, consulta antes las posibles restricciones de tu empresa al respecto.
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El correo electrónico o e-mail es una herramienta fundamental para las comunicaciones empresariales. Siguiendo estos sencillos consejos le sacarás mejor partido:
- No hagas spam. ¿Qué es el spam? El spam o correo basura es el correo no solicitado, el que se envía sin autorización. En España es ilegal. Además, si envías masivamente correo sin la debida autorización, corres el riesgo de convertir en enemigos a las personas que quieres ganar como clientes. Más información: spam en la Wikipedia.
- Usa cuentas de correo con tu propio dominio, del tipo info@elnombredetuempresa.com (o .es) en lugar de cuentas gratuitas. Reforzarás así la imagen de tu empresa.
- NO GRITES. En los mails usar mayúsculas equivale a gritar y resulta desagradable.
- Siempre con título o asunto muy descriptivo, para que el destinatario sepa rápidamente la razón de tu mensaje.
- Usa CCO cuando envíes un mismo mensaje a diferentes destinatarios. Si empleas la opción CC, con copia, cualquiera de los destinatarios podrá conocer las direcciones de los demás. Esto es una infracción de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Y además ofreces una mala imagen, sobre todo si se trata de una acción de e-mail marketing con un gran número de destinatarios que no se conocen entre sí. Evitar estos problemas es muy sencillo: emplea CCO, con copia oculta, en lugar de CC. En algunos casos, en lugar de CCO en tu programa tendrás BCC, es lo mismo.
- Saluda y sé amable.
- Redacta cuidadosamente tu mensaje y escribe las palabras completas. Un e-mail no es un SMS.
- Revisa la ortografía.
- No envíes archivos adjuntos de 1Mb o más sin consultar antes con el destinatario. Recuerda que hay gente que tiene filtros para evitar archivos grandes y que no todo el mundo tiene banda ancha. Por lo que a unos no les llegará tu archivo y a otros les provocará molestias. Además si envías archivos muy pesados, puedes llegar a bloquear tu propio servidor.
- Firma. Inclúyela automáticamente en todos tus mensajes. Considera poner, además de tu nombre y el de tu empresa, un enlace a tu web y un slogan o frase promocional.
Estas son sólo algunas normas básicas extraídas de nuestra práctica, de la netiqueta y de la Wikipedia.
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