Correo electrónico en la empresa, manual básico (2)

mailNo es lo mismo enviar un correo electrónico con un dominio propio de una empresa, que hacer esto mismo desde uno de los numerosísimos servicios gratuitos de correo que existen en la red. En el primer supuesto, estás comprometiendo el nombre y prestigio de la empresa, en el segundo solo se compromete quien lo envía.

  1. No lo uses para enviar mensajes personales. El correo electrónico es una herramienta de trabajo, para comunicarte con tus amigos y familiares utiliza un correo personal. Si no tienes un dominio personal puedes abrir una cuenta en cualquier servicio gratuito como pueden ser GoogleMail o Yahoo.es.
  2. Nunca envíes ni reenvíes mensajes en cadena. Las alarmas de virus y las cadenas de mensajes son falsas por definición, su único objetivo es saturar los servidores y con ellos la red.
  3. No abras correos dudosos o de origen desconocido, ya que pueden contener códigos maliciosos (virus, troyanos, keyloogers, gusanos, etc). Si recibes uno, consulta antes al departamento informático de tu empresa.
  4. No ejecutes nunca archivos adjuntos a correos dudosos o de origen desconocido.
  5. No envíes información sensible o confidencial sin consultar antes con el departamento informático. El correo en Internet no es seguro. Lee la política de privacidad de tu empresa y las normas internas acerca de la confidencialidad.
  6. Redacta cuidadosamente tu mensaje, todo lo que escribas desde el dominio de tu empresa puede ser utilizado de forma imprevista contra tí, contra la empresa o contra terceros. Relee el correo antes de enviarlo y corrige todo lo que sea necesario, tratando de suavizar cualquier salida de tono.
  7. No respondas con “Contestar a todos” a no ser que estés absolutamente seguro de que el mensaje puede ser recibido por todos los participantes.
  8. No uses tu cuenta de correo personal durante la jornada laboral. Si fuera absolutamente necesario, consulta antes las posibles restricciones de tu empresa al respecto.

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Correo electrónico en la empresa, manual básico (2)

10 respuestas

  1. Yo añadiría estos dos puntos (de entre muchos más):

    9. Etiqueta todo tu correo (para usuarios de Gmail, Thunderbird y otros que lo soportan). Nunca sabes cuando necesitarás encontrar una conversación (o todas) mantenida con una empresa concreta. Gmail permite el filtrado fácil de los correos por múltiples campos. Si no se tiene gmail, esto equivale a ordenarlo por carpetas, aunque el concepto de etiquetas es más poderoso, ya que podemos etiquetar un mismo mail con varias (por ejemplo, una oferta por mail a un cliente lo etiquetaríamos como ‘cliente x’ y también ‘oferta’.

    10. Cuando envíes adjuntos, haz un listado de los ficheros que envías y su descripción en el propio correo. Así, no habrá duda de si faltan ficheros por enviar y el contenido de los mismos. Se da una imagen de rigurosidad y es una buena costumbre que me ha salvado de más de un embrollo, al poder responder siempre de lo que envío.

    D. 2 mayo 2008 at 13:22 #
  2. Muchas gracias por tu aportación, D., especialmente tu recomendación del punto 10.

    En cuanto a Gmail, presuponemos que no es utilizado por la empresa sino por el particular, ya que en la primera parte del manual recomendamos que se use un dominio propio para el correo corporativo con el fin de reforzar la imagen de marca de la empresa.

    Angeles 2 mayo 2008 at 14:41 #
  3. Acerca de usar Gmail: Desde hace un tiempo existe la posibilidad de asociar nuestro dominio a una cuenta de Google Apps, lo cual permite el uso a nivel de empresa (corporativo que se dice en la jerga, no?) del correo de Gmail. También se abren otras posibilidades, como la de comparitr un Wiki (Google Sites) o Mensajeria en grupo (Google Talk). Incluso podemos administrar todas nuestras cuentas de correo desde un único panel.

    No lo he podido comprobar, pero el uso de gmail con un dominio propio sería compatible con tener otros servicios (por ejemplo una web) en otro servidor.

    D. 4 mayo 2008 at 20:15 #
  4. Gracias de nuevo por tu comentario, D. Es cierto, yo tampoco lo he probado, pero tal vez sea una buena opción. Desde luego disponer de 6 GB para cada cuenta de correo, en lugar de los clásicos 10 Mb, ya supone una buena ventaja, sobre todo para aquellas empresas que, por sus características, reciban muchos archivos adjuntos.

    El resto de las aplicaciones habrá que probarlas también.

    Angeles 5 mayo 2008 at 12:22 #
  5. Hola, yo desconfío de Google y del resto de servidores gratuitos, no pondría en sus manos la gestión ni los datos de mis clientes. Ni tan siquiera sus direcciones de correo. Prefiero un hosting propio para mi dominio. Siempre es más seguro. Y si falla puedes tomar medidas.

    Un saludo. Tere.

    Teresa 3 junio 2008 at 15:13 #
  6. Me interesa tener un anuario actualizado de las empresas en las cuales figure su e.mail y el e.mail de los diferentes departamentos.

    ¿Sabeis algo sobre esto? ¿Se puede encontrar por internet a través de alguna asociación, gremio, etc.?

    Fina Soler 15 mayo 2009 at 19:14 #
  7. Hola Fina:
    Creo que lo que pides incumpliría con la Ley Orgánica de Protección de Datos.
    Saludos,

    Jorge 15 mayo 2009 at 20:26 #

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